Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

A. Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Tiap perusahaan memiliki system untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini ditanamkan system manajemen sumber daya manusia ( human resource information system ) atau HRIS Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ( SISDM / HRIS ) merupakan sebuah bentuk interaksi/ pertemuan antara bidang ilmu manajeman sumber daya manusia ( MSDM ) dan teknologi informasi.
Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu displin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan / enterprise resource planning ( ERP ).
Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

B. Fungsi Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia merupakan departemen atau devisi yang bertanggung jawab terhadap pengolahan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia seperti perekrutan, penerimaan, pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan.
Sumber daya manusia merupakan faktor produksi yang kompleks apabila dibandingkan dengan factor produksi lainnya. Manusia memiliki kemauan, keinginan, cita-cita, dan emosi. Sedangkan pada faktor produksi lainnya tidak sekomplek faktor produksi sumber daya manusia.

C. Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen Sumber Daya Manusia diperlukan untuk meningkatkan efektivitas sumber daya manusia dalam organisasi. Tujuannya adalah memberikan kepada organisasi satuan kerja yang efektif. Untuk mencapai tujuan ini, studi tentang manajemen personalia akan menunjukkan bagaimana seharusnya perusahaan mendapatkan, mengembangkan, menggunakan, mengevaluasi, dan memelihara karyawan dalam jumlah (kuantitas) dan tipe (kualitas) yang tepat.
Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau human resource department. Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.

D. Kegiatan Utama Sumber Daya Manusia
Kegiatan Utama sumber daya manusia meliputi:
1. Pererutan dan penerimaan ( recruitment and hiring ).
SDM membantu menerima pegawai baru kedalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
a. Persiapan
Dalam Proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenaga kerjaan, kondisi pasar tenaga kerja dan sebagainya.
b. Rekruitmen tenaga kerja ( Recruitment ).
Rekruitmen adalh suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia organisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperlukan analisis jabatan yang ada untuk menbbuat deskripsi pekerjaan ( job description ) dan juga spesifikasi pekerjaan ( job spesification ).
c. Seleksi tenaga kerja ( Selection ).
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup atau ( CV ) curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.
d. Pengembangan dan evaluasi karyawan ( Development and evaluation )
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.
e. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection.
Konpensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan ontribusi pekerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.
f. Jenjang karir.
Jenjang karir merupakan tahapan kenaikan jabatan dalam suatu pekerjaan. Hal ini merupakan aspek yang penting bagi para karyawan dalam meningkatkan kinerja mereka. Dalam hal ini perusahaan yang profesinal akan menetapkan jenjang karir yang pasti bagi para karyawan.
2. Pendidikan dan pelatihan.
Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen data.
Proses pengolahan data ssehingga dapat digunakan sebagai sumber ( informasi/ analisis) yang dapat dipercaya oleh umum ataupun perseorangan, SDM menyimpan database yang berhubungan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
Tahapan kegiatan manajemen data:
 Program data entry
 Pedoman data entry
 Penerimaan kuesioner/ hasil lab
 Pedoman coding ( kode buku )
 Pedoman editing
 Editing dan coding
 Entry data ( back up )
 Penyiapan kuesioner/ hasil lab
 Pedoman clening data
 Data siap analisis ( back up )
4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan.
Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan setelah penghentian. SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

E. Model HRIS/ SISDM
Model HRIS terbagi menjadi tiga subsistem yaitu subsistem input, proses, dan output.
• Subsistem input terdiri dari dua subsistem yaitu:
1. SIA ( Sistem Informasi Akuntansi ).
SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.
Analisis sistem (system analisis) yang merupakan penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap desaian sistem (sistem design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.
2. Subsistem Penelitian Sumber daya Manusia
Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus.
Sebagai contohnya adalah seperti:
 Penelitian suksesi ( succession study ). Dalam hal ini penelitian suksesi berfungsi untuk melakukan penelitian apakan seorang pegawai telah mencapai kesuksesan dalam bidangnya.
 Analisis dan evaluasi jabatan ( job analysis dan evaluation ). Berfungsi melakukan peneliatian apakah seorang pegawai telah melaksanakan tanggung jawab ataupu tugasnya telah sesuai dengan jabatan masing-masing.
 Penelitian keluhan . Berfungsi mengumpulkan data-data berupa keluhan para pegawai tentang pekerjaan mereka agar pegawai tersebut bisa bekerja dengan lebih maksimal dan tidak mengalami kebosanan.
• Subsistem proses
1. Intelegen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan yang meliputi : Inteligen Pemerintah, Inteligen Pemasok, Inteligen Serikat Pekerja, Inteligen Masyarakat global, Inteligen masyarakat keuangan, Inteligen Pesaing.
2. Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
Data yang diperoleh dari subsistem input Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dimasukkaan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut untuk diolah lebih lanjut agar menghasilkan informasi yang lebih bermanfaat. Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga menenai perorangan dan organisasi dilingkungan luar perusahaan yang mempengaruhi arus personil.
• Subsistem output
Data-data yang telah diubah menjadi informasi kemudian dimanfaatkan oleh beberapa subsistem output sistem informasi sumber daya manusia, yaitu:
1. Angkatan kerja
Bertugas melakukan kegiatan mengidentifikasi pengetahuan dan keahlian seorang pegawai yang dibutuhkan oleh perusahaan di masa yang akan datang sehingga kualitas perusahaan untuk selanjutnya dapat lebih ditingkatkan lagi.
2. Perekrutan
Bertugas untuk melakukan perekrutan atau seleksi terhadap calon pegawai yang nantinya akan menjadi pegawai di perusahaan tersebut. Kegiatan perekrutan dilakukan untuk mencari pegawai yang memiliki keahlian berdasarkan dat-data yang telah ditetapkan oleh subsistem angkatan kerja sehingga pegawai yang diperoleh dapat memenuhi permintaan.
3. Manajemen Angkatan Kerja
Bertugas mengatur dan mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi atau perusahaan. Informasi-informasi yang diberikan oleh subsistem ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, dan kedisiplinan pegawai.
4. Kompensasi
Bertujuan untuk melakukan penggajian terhadap pegawai perusahaan dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, serta perhitungan gaji dan bonus.
5. Tunjangan
Bertugas memberikan tunjangan bagi para pegawai yang masih bekerja maupun yang sudah pensiun seperti tunjangan hari raya dan tunjangan pensiun.
6. Pelaporan Lingkungan
Bertugas melaporkan informasi-informasi yang berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan keryawan dan lingkungan kerjanya.