SIM

Konsep Dasar Sistem

Sistem didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsystems). Misal, sistem komputer dapat terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dan subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen-komponen. Subsistem perangkat keras (hardware) dapat terdiri dan alat masukan, alat pemroses, alat keluaran dan simpanan luar. Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi. Anda dapat membayangkan, bagaimana seandainya sistem komputer yang Anda miliki masing-masing komponennya saling bekerja sendiri-sendiri tidak terintegrasi, maka tujuan dari sistem komputer tersebut tidak akan tercapai.
suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, seperti pada gambar 7.1 yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
I. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang sebagai berikut:
a. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak berupa pemikiran ide atau konsep yang tidak tampak secara fisik contohnya sistem teologi (ketuhanan). Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, contohnya sistem komputer.
b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam tanpa ada campur tangan manusia, contohnya sistem perputaran bumi, gravitasi dan sebagainya. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang atau dibuat oleh manusia, contohnya sistem informasi manajemen, sistem informasi akuntansi, dan sebagainya.
c. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tidak tentu (probabilistic system)
Sistem deterministic beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan atau diprediksi, contohnya sistem program komputer. Sistem probabilistic adalah sistem yang memiliki perilaku yang mungkin, sehingga sulit untuk diprediksikan, contohnya sistem persediaan barang.
d. Sistem tertutup dan sistem terbuka
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak dapat berhubungan dengan lingkungan luarnya, contohnya sistem gaji perusahaan. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya, contohnya sistem penjualan.

II. Sistem Berbasis Komputer
Sistem berbasis komputer adalah sistem yang komponen atau subsistemnya terdiri dari
a. Orang
b. Perangkat keras (hardware) komputer
c. Perangkat lunak (software) komputer
d. Basis data
e. Prosedur
f. Dokumentasi
A. Sistem Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-idem. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. kesatuan nyata (fact) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betui ada dan terjadi.
a. Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melelui suatu model untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf atau, angka-angka,suara, sinyal, gambar dan sebagainya.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berani menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau ada yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data (data processing cycles).
Alur Siklus Informasi
Proses (model) dilanjutkan input (data) lalu data ditangkap setelah itu hasil tindakan dan hasil akhir output ( berupa informasi).


b. Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerimana informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

2) Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
3) Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.

B.Sumber Daya Sistem Informasi
a. Sumber Daya Manusia
1) End User Computing (EUC)
EUC adalah user yang dapat mengembangkan aplikasi komputer yang digunakan.
EUC berkembang karena empat pengaruh:
a) Meningkatnya pengetahuan tentang komputer
Berbagai tingkatan manajemen, terutama di tingkat bawah, mulai diisi oleh orang-orang yang menguasai komputer dengan baik.
b) Antrian jasa Informasi
c) Perangkat keras yang murah
Pemakai dapat memperoleh perangkat keras mereka sendiri dengan memesan pada toko komputer local melalui telepon dan membayarnya dengan harga yang murah.

d) Perangkat lunak jadi
Perangkat lunak jadi menawarkan dukungan peningkatan dan kemudahan penggunaan dan memampukan perusahaan dan user individu dengan sedikit atau tanpa keahlian kompuetr untuk menerapkan sistem berbasis komputer.
2) Spesialis Informasi
Spesialis Informasi bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer.
Ada lima golongan utama spesialis informasi yaitu:
a) Analis Sistem (system analyst)
Analis sistem bekerjasama dengan user mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.
Fungsi Analis Sistem:
• Mengidentifikasikan kebutuhan pengguna
Contohnya suatu perusahaan menginginkan pemakaian komputer dalam pengolahan data, semua masalah yang ada pada proses yang sudah berjalan diidentifikasikan dan dianalisis, keudian berbagai formulir yang ada di perusahaan tersebut dipelajari dengan tepat.
• Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan pengguna.
• Memilih alternative metode pemecahan masalah yang paling tepat.
• Merencanakan dan menerapkan rancangan sistem

Tugas yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem:
• Mengumpulkan dan menganalisis dokumen-dokumen, file-file dan formulir yang berkaitan dengan sistem untuk merancang sistem yang baru
• Menyusun dan memberikan rekomendasi berdasarkan data-data yang sudah terkumpul
• Merancang suatu sistem perbaikan dan mengidentifikasikan aplikasi-aplikasi untuk penerapannya pada komputer
• Menganalisis dan menyusun biaya-biaya dan keuntungan dari sistem yang baru
• Mengawasi kegiatan dari penerapan sistem yang baru

Tugas teknik analis sistem:
• Menyiapkan gambaran beban kerja yang dikerjakan oleh suatu tim dalam menerapkan sistem yang baru
• Menyusun prosedur-prosedur untuk pengawasan sistem baru
• Menyusun data flow diagram (aliran data) untuk aliran informasi, hal ini diperlukan untuk merancang sistem yang baru secara detil

Manajer
Analis Sistem
Programmer
User
Gambar 7.3 Peran Analis Sistem
b) Pengelola database (database administrator)
Pengelola database bekerjasama dengan user dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi user.
Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Setelah database diciptakan, pengelola database mengelola sumber daya yang penting.
c) Spesialis jaringan (network specialist)
Spesialis jaringan bekerjasama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.
d) Programmer
Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sisem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan user.
Tugas Seorang Programmer:
• Tanggung jawab yang terbatas pada pembuatan program komputer (coding)
• Pengetahuan yang cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.
• Pekerjaan programmer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program
• Pekerjaan tidk menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesame pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program.

e) Operator
Operator mengoperasikan peralatn komputer berskala besar seperti mainframe. Operator memantau monitor, mengelola disk storage, dan lain-lain.
b. Sumber Daya Hardware
1. Sistem Komputer
2. Periperal

c. Sumber Daya Software
1. Software Sistem
2. Softrware Aplikasi
3. Prosedur
d. Sumber daya Data
1. Data base
2) Basis pengetahuan
e. Sumber daya network
1) Media Komunikasi
2. Network Support





14. Model Sistem Informasi Berbasis Komputer

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dan informasi digunakan dalam membuat keputusan. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi.
Sistem Informasi berbasis komputer
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Manajemen
Sistem Pendukung Keputusan
Sistem Otomatisasi Kantor
Sistem Pakar
Informasi


Keputusan
Masalah
Pemecahan masalah
Gambar 7.4 Model Sistem Informasi berbasis Komputer
Sistem Informasi Akuntansi yaitu memelihara rincian catatan keuangan dari operasi perusahaan dan menghasilkan informasi yang menjelaskan operasi. SIA berkontribusi pada pemecahan masalah dengan menghasilkan laporan-laporan standar yang mengikhtisarkan kondisi financial perusahaan dan menyediakan database yang digunakan oleh subsistem Sistem Informasi Berbasis Komputer yang lain.
Sistem Informasi Manajemen (Management Information System, MIS) yaitu sistem yang menyediakan informasi untuk kebutuhan manajemen. Sistem tersebut melibatkan software, hardware dan brainware. SIM bertugas mengumpulkan, menyimpan dan mengolah data untuk akhirnya menyajikan informasi kepada semua tingkatan manajemen yang berkaitan dengan fungsi manajemen dalam pengelolaan sumber daya.
Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System, DSS) yaitu digunakan untuk membantu pengambilan keputusan atau mengidentifikasi atau memilih antara pilihan dan keputusan. Tujuan DSS sebagai bahan pertimbangan seorang manajer sebelum memutuskan kebijakan tertentu.
Sistem Pakar (Expert System) yaitu meng-capture dan menghasilkan kembali pengetahuan pemecahan masalah ahli atau pengambilan keputusan kemudian mensimulasikan “pemikiran” ahli tersebut.
Sistem Otomatisasi kantor (Office Automation, AO) yaitu membantu karyawan untuk membuat dan berbagi dokumen yang mendukung aktivitas kantor sehari-hari.
15. End User Computing sebagai masalah strategis
Tidak semua orang yang ikut serta dalam EUC memiliki pengetahuan komputer yang sama. Pada pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan komputer mereka, yaitu
1. Pemakai akhir tingkat menu (menu level end-users)
Sebagain end-users tidak mampu menciptakan software mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan software jadi dengan menggunakan menu-menu software.
2. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-users)
Sebagai end-users memiliki kemampuan menggunakan software jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Para end-users dapat menggunakan bahasa perintah dari software untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.
Contoh: end-user pada database dapat menggunakan perintah-perintah khusus untuk menyelesaikan proses yang tidak mungkin dilakukan melalui pengguna menu.
3. Programmer pemakai akhir (end-user programmers)
Sebagian end-users dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman, serta dapat mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.

4. Personil pendukung fungsional (functional support personnel)
Di sejumlah perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari unit-unit fungsional dan bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung fungsional adalah spesialis informasi, tetapi mereke berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.
16. Jenis-jenis Aplikasi Pemakai Akhir
EUC telah memberikan dampak pada berbagai subsistem utama Sistem Informasi Berbasis Komputer dalam tingkat yang beragam.
Sebagian besar aplikasi EUC telah dibatasai pada:
• Sistem Pendukung Keputusan yang relative murah
• Aplikasi Otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan perseorangan

Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan user dalam mengembangkan:
• Aplikasi SIM dan SIA
• DSS yang kompleks
• Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan organisasional
• Sistem pakar

17. Manfaat End-User Computing
EUC memberikan manfaat bagi perusahaan dalam dua cara utama:
• Pemindahan beban kerja
Pemindahan beban keja pengembangan sistem ke area pemakai membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi pada sistem yang kompleks dan berlingkup organisasi, sehingga mereka dapat bekerja lebih baik pada area-area tersebut. Para spesialis juga dapat memcurahkan lebih banyak waktu untuk memelihara sistem yang ada.
• Kesenjangan komunikasi
Kesulitan komunikasi antara pemakai dan para spesialis informasi telah mengganggu pengembangan sistem sejak masa awal komputer. Pemakai memahami area permasalahan tetapi tidak mengerti teknologi komputer. Sebaliknya, spesialis adalah pakar dalam teknologi tetapi tidak mengurangi area permasalahan. Dengan membiarkan pemakai mengembangkan aplikasi mereka sendiri, tidak ada kesenjangan komunikasi karena tidak diperlukan komunikasi. Demikian pula, saat pemakai mengembangkan sebagian sistem mereka, kesenjangan ini berkurang.
18. Resiko End-User Computing
a. Sistem yang buruk sasarannya
Pemakai akhir mungkin menerapkan komputer untuk penerapan yang seharusnya dilaksanakan dengan cara lain, misalnya secara manual.
b. Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya
Pemakai akhir, walau pun memiliki pengetahuan yang tinggi tentang komputer, tidak dapat menandingi profesionalsme spesialis informasi dalam merancang sistem.
c. Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien
Saat tidak ada pengendalian terpusat atas perolehan hardware dan software, perusahaan akhirnya dapat memiliki hardware yang tidak kompatibel dan software yang berlebihan.
Misalnya berbagai merek komputer pribadi yang dibeli tidak dapat dihubungkan untuk membentuk jaringan dan beberapa copy software dibeli padahal satu copy dapat digunakan bersama.
d. Hilangnya integrasi data
Pemakai akhirnya mungkin kurang berhati-hati dalam memasukkan data ke dalam database perusahaan. Pemakai lain mungkin mengunakan data yang salah, namun mengira bahwa data tersebut tepat. Hasilnya adalah output yang tercemar yang dapat menyebabkan manajer membuat keputusan yang keliru.
e. Hilangnya keamanan
Dengan cara yang serupa, pemakai akhir mungkin tidak melindungi data dan software-nya. Disket dibiarkan tergeletak di meja, hasil cetakan dibuang dikeranjang sampah, pintu ke ruang komputer dibiarkan tidak terkunci dan seterusnya. Kriminal komputer dapat mengakses sistem dan membahayakan perusahaan dengan berbagai cara.